Sukladno našoj davno prihvaćenoj orijentaciji ka unaprjeđenju internih administrativnih procesa kako bi se povećala efikasnost i transparentnost odvijanja svih aktivnosti, svako malo pokrećemo nove projekte. Davno smo već shvatili da efikasnost možemo povećati standardizacijom procesa, ukidanjem nepotrebnih aktivnosti i papirnatih dokumenata te uvođenjem raznih informatičkih rješenja. Tehnologija nam je u tome znatno pomogla.
Već sada na kompanijinoj intranet stranici imamo mozaik aplikacija koje, jednom riječju, možemo nazvati e-administracija. Planiranje i obračunavanje putnih troškova, naručivanje poslovnih poklona, naručivanje uredskoga i IS/IT materijala, upravljanje posjetima, prijavljivanje odrađenih sati po projektima, prenošenje ovlasti te odobravanje putem elektroničke potpisne mape čine spomenuti mozaik. Budući da je uvođenje svake od navedenih aplikacija u svakodnevnu praksu rezultiralo povećanjem efikasnosti i transparentnosti, jasno je da nećemo na tome stati. Trenutačno su u tijeku novi projekti kojima ćemo napraviti nove iskorake prema uredu bez papira te dalje razvijati naš koncept e-administracije.

Verifikacija ulaznih računa

Vjerujem da je mnogima od vas poznat problem verifikacije ulaznih računa. Računi, nakon što stignu u našu kompaniju, a prije no što se proknjiže u našem poslovnom sustavu, moraju biti odobreni od strane primatelja troška, odnosno, odgovornoga potpisnika. Danas se proces odvija tako da original računa "putuje" po kompaniji jer se na njegovoj poleđini moraju prikupiti potpisi svih relevantnih osoba. Vjerujem da nije potrebno objašnjavati kako putovanje računa može potrajati, nerijetko zapeti u nečijoj ladici, a ponekad i nestati. Nevjerojatan je tada broj sati rada utrošenih na istraživanje gdje se račun nalazi te u osiguranje da u razumnome roku, ovjeren, dođe na odredište.
Projekt pod radnim nazivom "Invoice verification" pokrenut je pod sponzorstvom Larsa Jacobsona, direktora Podrške poslovanju. Nadzirat će ga Karmen Bobanac i Nevenka Kruc, a projektni tim čine Daniela Zadravec, Zdravko Čolić i Boris Kranic. Temelj ovoga projekta je implementacija aplikativnoga rješenja kojim će se "putovanje" računa po kompaniji realizirati elektroničkim putem, a parafiranje i potpisivanje realizirati kroz već postojeću, prije spomenutu, elektroničku potpisnu mapu. Projekt će se realizirati u suradnji s ETH (Ericsson Mađarska), implementiranjem i integriranjem njihove aplikacije u naš sustav e-administracije. Vjerujemo da će pozitivni efekti ovoga projekta biti brzi i najmanje na istoj razini kao oni ostvareni u ETH.

Unaprjeđenje zaprimanja, distribucije i otpreme pošte

Paralelno s ovim projektom pokrenut je i projekt s radnim nazivom "Mail & Documents distribution" također pod sponzorstvom Larsa Jacobsona. Nadzirat će ga Ivan Vilić, Karmen Bobanac i Dragan Fratrić, a projektni tim čine Ljiljana Krznar, Tomislav Sila, Marijan Dobrović, Daut Damarija i Boris Kranic. Riječ je o projektu kojim se pokušava unaprijediti proces zaprimanja, distribucije i otpreme pošte te ostale dokumentacije koja putuje našim "poštanskim kanalima".
Proces je segmentiran na zaprimanje eksterne pošte, internu distribuciju i eksternu otpremu. Svaki od segmenata ima elemente koji se mogu unaprijediti pa su pred projektni tim postavljeni upravo takvi zadaci. Zadaća je projekta, sukladno korporacijskim sigurnosnim standardima i postojećim pravilima manipuliranja poštom, maksimalno smanjiti troškove, a uvođenjem aplikativnoga rješenja racionalizirati fizičko "putovanje" originalnih dokumenata po kompaniji.
Oba spomenuta projekta temelje se na učitavanju originalnih dokumenata u digitalni oblik, a cijeli proces primanja, pregledavanja, zaprimanja ili prosljeđivanja trebao bi se odvijati elektroničkim putem. Istodobno bi sustavi morali osigurati skraćenje vremena trajanja tih procesa.
Vjerujemo da će se projekti realizirati uspješno i na zadovoljstvo većine korisnika. Kao i do sada očekujemo potporu i pomoć svih koji će doći u kontakt s projektnim aktivnostima. Pohvale, kritike, a naročito prijedloge pozorno ćemo razmatrati i ugrađivati u konačno rješenje. Optimizam temeljimo na pozitivnim iskustvima u dosadašnjoj realizaciji koncepta e-administracije.

B. Kranic