Ured bez papira kao dugoročno opredjeljenje naše kompanije sve više postaje stvarnost s kojom se svakodnevno susrećemo u našem radu. Značajno poboljšanje ovih se dana uvodi u sustavu snabdijevanja kompanije proizvodima i uslugama koje koristimo pri obavljanju naših tekućih zadataka, jer počinjemo s narudžbama isključivo elektroničkim putem.

Standardizacija sustava snabdijevanja kompanije, interno naručivanje i odobravanje narudžbi putem web aplikacije, te unapređenje odnosa s dobavljačima bili su zadatak projektnoga tima koji je počeo radom prije pet mjeseci. O tome smo pisali u Komunikacijama br. 6-7/2002, a odgovarajuću informaciju možete naći i na intranetu (Actualities).
Projektni tim u sastavu: Zdenka Čulina, Daut Damarija, Branka Đorđević, Zoran Jelaković, Boris Kranic, Ljiljana Krznar, Verica Mihajlic, Tomislav Sila (voditelj projekta) i Daniela Zadravec uspješno je, u planiranome roku, dovršio projektni zadatak. Tako su stvoreni uvjeti za daljnje pozitivne pomake u području učinkovitosti, smanjenja troškova i optimizacije ljudskih resursa.

Samostalnost zaposlenika u naručivanju

Uvođenje nove integrirane aplikacije (e-shop) u znatnoj će mjeri izmijeniti dosadašnji način rada, automatizirati procedure internoga naručivanja i odobravanja, te osigurati cjelovitu primjenu SAP-a u procesu nabave. E-shopom su za sada obuhvaćene 3 grupe proizvoda: uredski materijal, AOP materijal i reprezentacija. Uvođenjem novoga sustava svaki zaposlenik kompanije ima mogućnost samostalnoga planiranja, izbora i pravovremenoga naručivanja navedenih proizvoda. Korištenjem web alata na jednostavan i efikasan način osuvremenit će se sustav snabdijevanja, izbjeći angažiranje posrednika (administratora, sekretarica i sl.) i u potpunosti ukinuti interno kolanje papira. Svaki zaposlenik će preko web-a imati uvid u kompletan asortiman proizvoda u pojedinom shop-u, cijene proizvoda i trenutačnu raspoloživost na privremenome skladištu. Pri kreiranju interne narudžbe, aplikacija vodi korisnika i olakšava definiranje svih bitnih elemenata narudžbe: naručitelja, troškovni centar ili objekt, naziv proizvoda i količinu, cijenu itd. Sustav istodobno korisniku daje pregled ukupnih troškova pojedinačne interne narudžbe kao i ukupnih troškova naručenih proizvoda tijekom određenoga vremenskog razdoblja.

Naručeno odobravaju autorizirane osobe

Odobravanje individualnih internih narudžbi od strane ovlaštenih osoba (linijskih rukovoditelja, voditelja projekata) temelji se na WARP aplikaciji (Web-based AuthoRization Program), a njena primjena je krenula ovih dana. Sustav će automatski dva put dnevno obavještavati ovlaštene rukovoditelje o pristiglim zahtjevima za odobrenje, ali isto tako dozvoljava postupak odobravanja u bilo kojem trenutku. Svaki će ovlašteni rukovoditelj preko svoga računala dobivati informaciju o internim narudžbama svojih suradnika koje može razmotriti po svim elementima i zatim prihvatiti i odobriti, odbiti ili vratiti na izmjenu. Po odobrenju interna narudžba se prosljeđuje dalje radi isporuke proizvoda s privremenoga skladišta ili plasiranja eksterne narudžbe, ukoliko traženoga proizvoda trenutačno nema u kompaniji.
Definirani su i vlasnici skupina proizvoda (Commodity owners) koji su odgovorni za asortiman proizvoda, odgovarajuću kvalitetu, izbor dobavljača, komercijalne uvjete naručivanja, planiranje i dinamiku naručivanja, ukupne troškove i sl. Kvalitetnije povezivanje s preferiranim dobavljačima rezultirat će povoljnijim komercijalnim uvjetima za kompaniju, smanjenjem ukupnih zaliha na privremenome skladištu i, u konačnici, prebacivanjem odgovornosti za skladištenje proizvoda i zalihe na dobavljače.
Projektni tim nastavlja s radom. Prioritetni zadatak tima je uspješno puštanje e-shop aplikacije u primjenu, pomoć korisnicima u fazi uvođenja (help desk) i verifikacija aplikacije u prvim mjesecima primjene. U idućoj fazi slijedi proširenje aplikacije na druge proizvode i usluge koji se prema korporacijskim kriterijima ubrajaju u tzv. Indirect Material and Services (IM&S). Nakon usvajanja sustava MUS (Market Unit Solutions), što se planira u drugoj polovini iduće godine, bit će stvoreni uvjeti za primjenu Ericssonova globalnoga sustava snabdijevanja putem web-a (EBP system = Enterprise Buyer Professional).

T. Sila