Upravljanje ljudskim resursima iznimno je važna funkcija podrške u ukupnome poslovnom procesu. Ericsson je zato odlučio uvesti informacijski sustav za upravljanje ljudskim potencijalima (HRMS) u sve svoje kompanije u svijetu. Odluka se sustavno provodi od 1999., a proces bi u cijelosti trebao biti okončan do kraja sljedeće godine.
Sustav se temelji na SAP R/3, a za pojedine funkcije razvijeno je i web sučelje. HRMS će se koristiti globalno i lokalno, a prošloga mjeseca počela je njegova primjena u svim Ericssonovim kompanijama u tržišnoj jedinici Srednja Europa. Važnu ulogu u provođenju toga projekta imali su i stručnjaci naše kompanije budući da se HRMS koristi u ETK već pune dvije godine.

Jedinstveni informacijski sustav za upravljanje ljudskim potencijalima (HRMS - Human Resources Management System) iduće godine mora se uvesti u svih 140 Ericssonovih kompanija. Do sada je uveden u 75% kompanija, među kojima su od nedavno i sve kompanije u tržišnoj jedinici Srednja Europa. Spomenimo još i to da je HRMS dio šire strategije uvođenja globalnih informacijskih sustava kako bi se u svim poslovnim funkcijama na razini korporacije uvele jedinstvene, standardizirane metode rada i procesi.
Uz HRMS, Ericsson u sve svoje kompanije uskoro planira uvesti i kompatibilne sustave Market Unit Solution (MUS) te Ericsson Business Procurement (EBP). Sustavi će se uvoditi po grupama zemalja tzv. One Controlling Area (OCA), a tržišna jedinica Srednja Europa je jedna od njih. Trenutačno se posebna pažnja poklanja uvođenju HRMS-a, a uvođenje druga dva informacijska sustava produženo je do kraja iduće godine.

Važna uloga ETK stručnjaka u projektnome timu

Za uvođenje sustava za upravljanje ljudskim potencijalima na razini Srednje Europe formiran je tim stručnjaka, predstavnika svih kompanija. Sponzor čitavoga projekta bila je Ana Jožinec, direktorica za Upravljanje ljudskim potencijalima u ETK i na razini tržišne jedinice Srednja Europa.
Za Project Managera za Ericsson na razini naše tržišne jedinice imenovan je Miran Starešinčić, IS Manager, a za Process Team Administratora, Jelena Vasilj-Humić, IS/IT konzultant, oboje iz Ericssona Nikole Tesle. Naime, ETK unutar ove grupacije Ericssonovih kompanija ima najveće kompetencije i iskustvo s primjenom spomenutoga sustava. HRMS se u našoj kompaniji koristi od rujna 2000. Dapače, još je prošle godine Ericsson Nikola Tesla, uz Ericsson iz Meksika, pohvaljen za najbolje korištenje HRMS-a u praksi na razini korporacije. Stoga ne čudi ovakva organizacija projektnoga tima. Stručnjaci naše kompanije pružili su veliku, konkretnu pomoć u uvođenju ovoga projekta, a na tome će se angažirati i dalje sve dok HRMS u potpunosti ne saživi u svim kompanijama Srednje Europe. Za pružanje takve podrške zadužene su Jelena Vasilj-Humić, IS/IT konzultant i Iva Lukić-Ćuže, zamjenica direktorice za Upravljanje ljudskim potencijalima.

Karakteristike sustava

Zadaća je HRMS-a, temeljenoga na integrirajućem poslovno informacijskome sustavu SAP R/3, podržati realizaciju Ericssonove temeljne poslovne djelatnosti putem globalnoga izvora kompetencija uz brzo i efikasno upravljanje resursima putem standardizirane baze podataka o zaposlenicima. Sustav ima web sučelje, jednostavno za dostup i korištenje te sučelje prema drugim sustavima važnim za podatke o zaposlenicima poput Signuma (sustav za dodjelu ID-a), Ericsson Global Directory (Outlooku) i sl. te drugim informacijskim poslovnim sustavima (MORE, MUS, EBP). To omogućuje da se jednom uneseni podaci u bazu automatski upisuju ili mijenjaju u bazama drugih sustava. HRMS je prilagođen Ericssonovim globalnim potrebama i "priznaje" samo engleski jezik.
Softver HRMS-a ima pet glavnih dijelova, koji je svaki za sebe detaljno razrađen. To su: osnovni podaci o zaposleniku (BPA - Basic Personnel Administration), upravljanje organizacijom (OM - Organizational Management), planiranje kompetencija (CP - Competence Planning), zapošljavanje (REC - Recruitment), te planiranje rukovoditelja (MP - Management Planning).
Zamišljen kao velika pomoć u planiranju i upravljanju ljudskim potencijalima i organizacijom, ponajprije globalnoj i lokalnim službama, podatke iz HRMS-a moći će koristiti i linijski menadžeri (Managers Desktop), uži menadžment tim te zaposlenici (Employee Self Service). Naravno, u HRMS je uvedena strukturalna autorizacija što znači da sustav prepoznaje tko se i u kojoj mjeri u hijerarhiji može koristiti podacima u bazi.

Prednosti HRMS-a

Globalno gledajući, informacijski sustav HRMS osigurava da funkcija upravljanja ljudskim potencijalima postane još snažniji integrirajući dio poslovnoga procesa, da se pri tome koristi jedinstveni način rada, povećava kvalitetu i mogućnosti statističke analize, pridonosi štednji, globalnoj razmjeni informacija i korištenju dobroga informacijskoga alata za upravljanje i planiranje ljudskim resursima širom svijeta.
Na lokalnoj, kompanijskoj razini HRMS povećava kvalitetu procesa rada u području ljudskih resursa, pridonosi povezivanju HR službi i linijske organizacije, povećava pristup podacima, predstavlja dobar temelj za izvještavanje te podršku zaposlenicima.

Dodatne radionice za pomoć u primjeni sustava

Nakon što je riješeno više specifičnosti i održano nekoliko radionica za predstavnike svih kompanija u tržišnoj jedinica Srednja Europa, projekt je uspješno završen i to, zbog uvođenja HRMS-a u drugim zemljama svijeta kao i drugih okolnosti, čak u kraćem roku od predviđenoga.
Sada je u fazi implementacije. Podaci o svim zaposlenicima u našoj tržišnoj jedinici već su uneseni, a do kraja godine će se unijeti i drugi, ne tako važni podaci za funkcioniranje sustava. Razrađeni su planovi za korištenje ostalih softverskih dijelova poput Competence Planninga, Management Planninga i Recruitmenta, a postupno se uvode sve predviđene funkcionalnosti.
U međuvremenu, svi kojima je to potrebno mogu dobiti stručnu pomoć u našoj kompaniji. Tako je sredinom studenoga u Budimpešti održan dodatni trening za predstavnike HR jedinica iz svih kompanija u Srednjoj Europi. Radionicu su vodile Iva Lukić-Ćuže i Jelena Vasilj-Humić, a na skupu su se nastojala razjasniti sva pitanja i problemi pri korištenju HRMS-a.
Pred kompanijama naše tržišne jedinice je vrijeme za temeljitije upoznavanje rada sustava, a preduvjet za to je jedino njegovo intenzivno korištenje u svakodnevnoj praksi.

D. Kobsa